Las reuniones de trabajo son un elemento importante dentro de cualquier organización. Regularmente se llevan a cabo para resolver problemas, implementar nuevas estrategias, motivar a los colaboradores, fortalecer los diversos equipos de trabajo, generar la confianza adecuada resolviendo problemas y evitando conflictos, permitiendo así crear un ambiente agradable.

Sin embargo en algunas ocasiones dichas reuniones pueden generar un verdadero dolor de cabeza, tanto para el organizador, como para el resto de los asistentes.  Por lo que escuchar el mismo discurso aburrido de todos los días, se convierte en una gran perdida de tiempo. Una reunión es relativamente costosa si se vuelve poco productiva, al sumar el costo por hora de cada empleado, mas su desplazamiento o alimentación.

Reunirse varias veces a la semana con grupos demasiado grandes, puede resultar mas perjudicial que beneficioso. Se debe diferenciar las reuniones mas importantes, invitando solo a la gente correcta, evitando la improvisación y la falta de organización al prepararlas.

Para evitarlo te compartimos algunos consejos que seguro te ayudaran a sacarle el máximo provecho a las reuniones.

  • Puntualidad y preparación previa: Para poder tener un buen rendimiento logrando los objetivos principales, es importante tener presentaciones, artículos y documentos listos, por lo menos desde un día anterior.  Considera detalles técnicos que puedan detener la junta,  haciendo un sencillo “check-in” .
  • Asignar un líder durante la reunión: Una persona imparcial que funcione como moderador, permitirá comunicar adecuadamente todas las ideas e inquietudes generadas.
  • Dejar de lado los dispositivos electrónicos (De no ser necesarios): Es de muy mal gusto, no estar totalmente concentrado en los temas importantes para la empresa. Trata de escuchar atentamente cada detalle, evitando todo tipo de distracción. ¿Te agradaría que cuando toque tu turno de exponer algún tema alguien prefiera tomar su celular o computadora?
  • No interrumpir a nadie: Siempre teniendo en cuenta el propósito de la reunión.
  • Respetar un tiempo adecuado de junta: Para evitar la dispersión y mejorar la concentración, el periodo adecuado debe tener una duración aproximada de entre 1 o 2 horas.
  • Cerrar la reunión con un corto resumen: Comunicar el plan de acción para resolver los problemas, terminando con una frase de motivación.
  • Darle el seguimiento adecuado a cada aspecto: Definir metas delegando responsabilidades, observando detalladamente los resultados.

Utilizar alternativas eficientes para poder llevar la conferencia al siguiente nivel, se ha vuelto cada vez mas frecuente y económico, al comunicarse con compañeros a distancia a través de videoconferencias en Skype.

Durante la reunión:

  • Participa con frecuencia.
  • Escucha con mucha atención.
  • Se breve y conciso en tus participaciones.
  • Siempre mantén un tono cordial, aunque algunas veces no estés de acuerdo.

Realiza reuniones dinámicas ofreciendo alimentos ligeros, acompañados de una tradicional taza de café o jugo de naranja para tener una platica mas amena y productiva.

Después de leer este artículo seguramente tus reuniones laborales no volverán a ser las mismas, además que cambiara el rumbo de tu empresa en un aspecto positivo. ¿Lo pondrás en practica en tu próxima reunión de trabajo?